- Tra cứu nội dung đơn vị hành chính Việt Nam - tỉnh/thành phố, quận/huyện/thành phố/thị xã, xã/phường/trị trấn - qua các thời kỳ, mối quan hệ nhập - tách đơn vị hành chính nhằm phục vụ nhu cầu của ngành thống kê và các đơn vị tổ chức khác.

II. SƠ ĐỒ TRANG:

III. CHỨC NĂNG:

- Để truy cập website, người dùng gõ trên trình duyệt web địa chỉ sau đây:

http://cosishcm.gso.gov.vn/web/dcdmhc

- Hướng dẫn này mô tả các chức năng chi tiết của trang web Đối chiếu đơn vị hành chính như sau:

III.1 Chức năng chính:

Luôn luôn hiển thị trong các trang.

Ø Đơn vị hành chính

Ø Đối chiếu đơn vị HC

Ø Lịch Sử đơn vị HC

Ø Địa bàn

Ø Nghị định

Ø Tổng hợp ĐVHC

Ø Thống kê số lượng

Người sử dụng có thể sử dụng một trong các chức năng này bất kỳ đang ở vị trí trang nào bằng cách Click chọn vào menu chức năng.

· Chi tiết:

1. Đơn vị hành chính (trang mặc định):

Nội dung :

- Tìm kiếm theo nội dung của mã, tên các đơn vị hành chính có đến thời điểm, thuộc tất cả các cấp, cấp tỉnh thành, quận huyện hay phường xã. Hiển thị danh sách các đơn vị hành chính thoả điều kiện tìm kiếm.

- Hiển thị các quận huyện của tỉnh chọn và các phường xã của quận huyện chọn.

- Xuất Excel danh sách các đơn vị đang hiển thị.

- Xem thông tin chi tiết của một đơn vị hành chính chọn trên danh sách.

Giao diện :

· Chọn cấp cần tìm.

· Nhập thời điểm đến ngày : mặc định “Ngày” hiện hành.

· Chức năng “Thực hiện” : Sau khi chọn cấp, Thời điểm “Đến ngày”năm, nhập giá trị của mã ,tên của đơn vị cần tìm, nhấp chuột vào nút “Thực hiện” để hiển thị danh sách các đơn vị hành chính thỏa điều kiện. Tùy thuộc vào cấp tìm mà nội dung hiển thị có khác nhau. cấp bằng trống là tìm tất cả các đơn vị của cả 3 cấp.

Quy cách tìm :

- Điều kiện tìm là kết hợp “và” giữa các điều kiện.

- Không phân biệt chữ hoa hay thường.

- Tìm nguyên từ VD : điều kiện tìm tên là “gang” kết quả sẽ tìm thấy “Xã Kon Gang” nhưng không tìm thấy “Huyện Cầu Ngang” hay “Thị Trấn Cầu Ngang”

- Mặc định điều kiện tìm là trống sau khi thực hiện sẽ hiển thị tất cả đơn vị của cấp đã chọn.

· Excel : Xuất danh sách các đơn vị hành chính đang hiển thị ra tập tin định dạng Excel, xem hay lưu tùy chọn lựa của người dùng.

Xuất danh sách tất cả các đơn vị hành chính cấp dưới của đơn vị đang hiển thị thì chọn check cấp dưới kèm theo rồi bấm xuất excel.

· Nhấp chuột trên nút “+” cạnh trái của dòng chọn để hiển thị danh sách các đơn vị thuộc cấp dưới của đơn vị đang chọn. Ví dụ : hiển thị Danh sách các quận huyện và phường xã thuộc “Thành Phố Hồ Chí Minh” sau khi chọn trên danh sách tỉnh thoả điều kiện tìm.

Giao diện :

· Excel : Xuất danh sách đơn vị hành chính thuộc đơn vị chọn hiển thị ra tập tin định dạng Excel, xem hay lưu tùy chọn lựa của người dung.

Xuất danh sách tất cả các đơn vị hành chính cấp dưới của đơn vị đang hiển thị thì chọn check cấp dưới kèm theo rồi bấm xuất excel.

· Thông tin chi tiết của đơn vị hành chính: click chuột vào đơn vị chọn trong danh sách để hiển thị thông tin chi tiết của đơn vị.

Đóng : Không hiển thị nội dung “thông tin chi tiết”.

2. Đối chiếu đơn vị hành chính

Nội dung :

- Hiển thị nội dung đối chiếu giữa các tỉnh thành , quận huyện, phường xã tại thời điểm “Đến ngày” và nội dung tại thời điểm “Đối chiếu đến ngày”.

- Xuất Excel danh sách đối chiếu đang hiển thị.

Giao diện:

· Đến ngày: Nhập thời điểm cần đối chiếu.

· Đối chiếu đến ngày: Nhập thời đểm đối chiếu.

· Cấp: Chọn cấp cần đối chiếu

Mặc định: “Đến ngày” có giá trị là ngày hiện hành, “Đối chiếu đến ngày” là ngày trước ngày hiện hành một năm, Cấp là cấp tỉnh

Sau khi nhập “Đến ngày”, “Đối chiếu đến ngày”, nhấp chuột trên “Thực hiện” để hiển thị danh sách đối chiếu. Màu nhạt là nội dung của “Đến ngày”, màu sậm là nội dung của “Đối chiếu đến ngày”.

· Tỉnh : Khi chọn cấp Huyện hoặc cấp Xã thì ô chọn tỉnh sẽ xuất hiện để giúp lọc thông tin đối chiếu của huyện(xã) theo tỉnh đã chọn, mặc định là không chọn sau khi thực hiện sẽ hiển thị toàn bộ thông tin đối chiếu của tất cả quận huyện (phường xã ).

· Excel : Xuất danh sách đối chiếu đang hiển thị ra tập tin định dạng Excel, xem hay lưu tùy chọn lựa của người dùng.

3. Lịch sử đơn vị hành chính :

Nội dung :

- Tìm kiếm theo nội dung của mã , tên các đơn vị hành chính có đến thời điểm, thuộc tất cả các cấp, cấp tỉnh thành, quận huyện hay phường xã. Hiển thị danh sách các đơn vị hành chính thoả điều kiện tìm kiếm.

- Hiển thị các quận huyện của tỉnh chọn và các phường xã của quận huyện chọn.

- Xem thông tin lịch sử của một đơn vị hành chính chọn trên danh sách.

- Xem thông tin lịch sử chi tiết của đơn vị tại từng thời điểm

Giao diện :

· Chọn cấp cần tìm.

· Nhập thời điểm đến ngày : mặc định “Ngày” hiện hành.

Quy cách tìm :

- Điều kiện tìm là kết hợp “và” giữa các điều kiện.

- Không phân biệt chữ hoa hay thường.

- Tìm nguyên từ VD : điều kiện tìm tên là “gang” kết quả sẽ tìm thấy “Xã Kon Gang” nhưng không tìm thấy “Huyện Cầu Ngang” hay “Thị Trấn Cầu Ngang”.

Giao diện :

· Thông tin lịch sử của đơn vị hành chính: click chuột vào đơn vị chọn trong danh sách để hiển thị thông tin lịch sử của đơn vị

· Đóng : Không hiển thị nội dung “thông tin lịch sử của đơn vị”.

· Xem thông tin lịch sử chi tiết của đơn vị tại từng thời điểm: click chuột vào lịch sử đơn vị tại từng thời điểm chọn trong danh sách để hiển thị thông tin lịch sử chi tiết của đơn vị tại thời điểm đó

Đóng : Không hiển thị nội dung “thông tin lịch sử chi tiết của đơn vị”.

4. Địa bàn :

Nội dung :

- Hiển thị danh sách các phường xã, địa bàn hiện hành thuộc tỉnh và quận huyện chọn.

Giao diện:

· Excel : Xuất danh sách các phường xã, địa bàn hiển thị ra tập tin định dạng Excel.

5. Nghị định:

Nội dung :

- Hiển thị nội dung các nghị định, sắp xếp theo ngày phát hành nghị định.

Giao diện :

Khi bấm nút tìm hiển thị các ô trên đầu cột như sau

nhập giá trị cần tìm theo chỉ tiêu vào các cột tương ứng dữ liệu tự động hiển thị theo điều kiện tìm

6.Tổng hợp ĐVHC :

Nội dung :

- Thống kê tổng hợp số lượng tỉnh thành, quận huyện, phường xã có đến thời điểm đã chọn và tùy biến theo các đơn vị tỉnh thành quận huyện đã chọn.

Giao diện :

· Đến ngày: Nhập thời điểm cần tổng hợp.

· để chọn đồng thời nhiều đơn vị hành chính : Bấm giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào các đơn vị cần chọn

· Chức năng “Thực hiện” : hiển thị danh sách tổng hợp các đơn vị hành chính đã chọn . nếu không có đơn vị hành chính nào được chọn thì kết quà tổng hợp là tất cả các đơn vị.

· Chức năng : “Bỏ Chọn” : Hủy chọn tất cả các đơn vị h ành ch ính đ ã ch ọn.

· Tổng số đơn vị cấp Tỉnh: là thống kê tổng số đơn vị cấp tỉnh thành đã chọn

· Tổng hợp đơn vị cấp Huyện: là thống kê tổng số đơn vị cấp quận huyện có trong các tỉnh thành đã chọn

· Tổng hợp đơn vị cấp Xã: là thống kê tổng số đơn vị cấp phường xã có trong các quận huyện đã chọn

7. Thống kê số lượng:

Nội dung :

- Thống kê số lượng tỉnh thành, quận huyện, phường xã của từng 5 năm liên tục.

- Xuất Excel bảng thống kê.

Giao diện :

· Từ năm : Nhập từ năm , “Đến năm” được tính từ năm bắt đầu cộng thêm 4. Thống kê số lượng các quận huyện và phường xã thuộc tỉnh trong 5 năm “Từ năm” … “ Đến năm” ….

· Nhấp chuột trên nút “+” cạnh trái của tỉnh chọn để hiển thị thống kê số lượng các phường xã theo quận huyện thuộc tỉnh chọn.

· Excel : Xuất bảng thống kê đang hiển thị ra tập tin định dạng Excel, xem hay lưu tùy chọn lựa của người dùng.

III.2 Chức năng phụ:

- Sau khi đăng nhập thành công, trên menu chức năng sẽ hiển thị thêm các chức năng “Cập nhật” thông tin, nếu người sử dụng có quyền “Quản trị” thì có thêm chức năng “Phân quyền” trên menu như sau :

Ø Thay đổi thông tin

Ø Chuyển sang ĐV khác

Ø Chia tách đơn vị HC

Ø Sáp nhập đơn vị HC

Ø Hiệu chỉnh thông tin

Ø Hiệu chỉnh TT lịch sử

Ø Địa bàn

Ø Nghị định

Ø Đăng nhập

Ø Phân quyền

Ø Web Service

1. Đăng nhập :

Nội dung :

- Kiểm tra tên và mật khẩu của người sử dụng.

- Xác định quyền hạn của người sử dụng. Chỉ những người có quyền cập nhật mới vào được các trang cập nhật dữ liệu.

- Chỉ những người có quyền “Quản trị hệ thống “ mới vào được trang Phân quyền.

- Đổi mật khẩu của người sử dụng sau khi đã xác nhận đúng mật khẩu cũ.

Giao diện:

· Nhập chính xác tên và mật khẩu của người sử dụng đã được cấp bởi “Quản trị hệ thống “, tên không phân biệt chữ hoa, thường. Mật khẩu phân biệt chữ hoa, thường .Nếu chưa có tên người sử dụng, liên hệ với “Quản trị hệ thống “ để được cấp.

· Chức năng “Đăng nhập” : đăng nhập hệ thống sau khi kiểm tra tên người sử dụng và mật khẩu, xác định quyền hạn của người sử dụng. Nếu không đăng nhập được có thông báo lỗi hiển thị. Sau khi đăng nhập thành công menu chức năng hiển thị thêm các chức năng dùng cập nhật dữ liệu và phân quyền tùy thuộc quyền hạn người dùng.

· Chức năng “Đăng xuất ” : Xóa tên đăng nhập.

· Chức năng “Đổi mật khẩu” : Sau khi đăng nhập thành công mới có thể đổi mật khẩu.

- Chức năng “Thực hiện” : đổi mật khẩu của người sử dụng đang đăng nhập sau khi kiểm tra mật khẩu cũ đã đúng và kiểm tra mật khẩu mới và mật khẩu xác nhận trùng nhau. Nếu không đổi được có thông báo lỗi hiển thị.

- Chức năng “Đóng” : Không hiển thị phần “Đổi mật khẩu”, trở về nội dung đăng nhập.

2. Thay đổi thông tin:

Nội dung :

- Hiệu chỉnh nội dung thông tin của các đơn vị hành chính khi có sai hay thừa, thiếu, (không phải cập nhật biến động thay đổi).

- Sử dụng để cập nhật thêm các thông tin bổ sung như : Loại đô thị, Vùng, T.thị/N.thôn và Khu vực.

Giao diện:

Qui tắc nhập liệu :

- Chọn đơn vị hành chính cần cập nhật trên các ô danh sách, chỉ chọn được các đơn vị cấp dưới sau khi đã chọn đã chọn cấp trên kề trước.

- “Đọc thông tin” : Hiển thị các thông tin đang có của đơn vị hành chính đã chọn trên phần ‘Thông tin cũ’ và hỗ trợ ghi lại trên phần ‘Thông tin mới’.

- “Đổi” : Cho cập nhật thay đổi các nội dung trên phần ‘Thông tin mới’. Ô T.thị/N.thôn chỉ có tác dụng với cấp Xã/Phường.

- “Lưu” : Lưu các thông tin mới của đơn vị hành chính, còn các thông tin cũ lưu vào quá khứ. Chỉ ”Lưu” được khi nhập đầy đủ các nội dung như Nghị định, Ngày ban hành, Mã, Loại hình, Tên gọi, thông tin ghi chú.

3. Chuyển sang đơn vị khác:

Nội dung :

- Chuyển đơn vị hành chính sang đơn vị hành chính cấp trên khác theo . Đồng thời các đơn vị hành chính cấp dưới nếu có cũng được chuyển theo, theo một Nghị định ban hành.

Giao diện :

Qui tắc nhập liệu :

- Chọn đơn vị hành chính cần chuyển trên các ô danh sách, chỉ chọn được các đơn vị cấp dưới sau khi đã chọn cấp trên kề trước.

- Chọn nghị định ban hành.

- Chọn đơn vị cấp trên chuyển đến.

- Nếu khi chuyển đồng thời có thay đổi thực tế các nội dung thông tin Mã, Loại hình, Tên gọi, Loại đô thị, Vùng, là thành thị hay nông thôn,Khu vực thì cập nhật thêm phần ‘Đồng thời thay đổi’, nếu các nội dung này để trống thì dữ liệu cũ được giữ lại.

- “Lưu” : Chuyển đơn vị hành chính chọn sang đơn vị hành chính cấp trên chuyển đến và các thay đổi nếu có sau khi hỏi xác nhận có chuyển các đơn vị hành cấp dưới theo cùng, thông tin cũ lưu vào quá khứ. Chỉ ”Lưu” được khi nhập đầy đủ các nội dung như Nghị định, Ngày ban hành, Mã, Loại hình, Tên gọi, Thông tin ghi chú.

- “Chuyển” : Cho chọn chuyển đơn vị hành chính khác.

4. Chia tách đơn vị hành chính:

Nội dung :

- Thêm mới một đơn vị hành chính (phát sinh thực tế) theo một Nghị định ban hành.

Giao diện :

Qui tắc nhập liệu :

- Chọn cấp đơn vị thêm mới.

- Nhập các nội dung thông tin, chọn các đơn vị hành chính các cấp trên.

- “Lưu” : Thêm mới một đơn vị hành chính. . Chỉ ”Lưu” được khi nhập đầy đủ các nội dung như Nghị định, Ngày ban hành, Mã, Loại hình, Tên gọi, Tông tin ghi chú. Các đơn vị hành chính cấp trên.

“Tách” : Cho thêm mới một đơn vị hành chính khác.

5. Sáp nhập đơn vị hành chính:

Nội dung :

- Đóng một đơn vị hành chính theo một theo một Nghị định ban hành, và các đơn vị hành chính cấp dưới được chuyển sang đơn vị hành chính cấp trên sáp nhập vào.

Giao diện :

Qui tắc nhập liệu :

- Chọn đơn vị hành chính đóng và đơn vị hành chính sáp nhập vào.

- “Lưu” : Đóng đơn vị hành chính chọn (chuyển sang tình trạng ’Không còn sử dụng’), và các đơn vị hành chính cấp dưới chuyển sang đơn vị hành chính sáp nhập vào sau khi hỏi xác nhận. Chỉ ”Lưu” được khi nhập đầy đủ các nội dung như Nghị định, Ngày ban hành, Đơn vị hành chính sáp nhập vào, Thông tin ghi chú.

- “Sáp nhập” : Cho sáp nhập một đơn vị hành chính khác.

6. Hiệu chỉnh thông tin đơn vị hành chính:

Nội dung :

- Hiệu chỉnh nội dung thông tin của các đơn vị hành chính khi có sai hay thừa, thiếu, (không phải cập nhật biến động thay đổi).

- Sử dụng để cập nhật thêm các thông tin bổ sung như : Loại đô thị, Vùng, T.thị/N.thôn và Khu vực.

Giao diện :

Qui tắc nhập liệu :

- Chọn đơn vị hành chính cần hiệu chỉnh trên các ô danh sách, chỉ chọn được các đơn vị cấp dưới sau khi đã chọn đã chọn cấp trên kề trước.

- “Đọc thông tin” : Hiển thị các thông tin về đơn vị hành chính đã chọn.

- “Sửa” : Cho sửa các thông tin đang hiển thị, đối với cấp Tỉnh/Thành phố và Quận/Huyện không cho hiệu chỉnh ô T.thị/N.thôn và Khu vực.

- “Thêm” : Thêm một đơn vị hành chính cấp dưới của đơn vị hành chính đang chọn. Ví dụ: đang chọn Tỉnh Cao Bằng, Huyện Bảo Lâm, sẽ thêm một Xã/Phường thuộc Tỉnh Cao Bằng, Huyện Bảo Lâm.

- “Lưu” : Lưu các hiệu chỉnh vừa nhập. Nếu chưa nhập đầy đủ các thông tin cần thiết như Ngày ban hành, Mã, Tình trạng, Loại hình, Tên gọi sẽ hiển thị thông báo thiếu và không lưu được.

- “Hủy” : Lấy lại các thông tin trước khi nhập hiệu chỉnh.

- “Xoá” : Xoá đơn vị hành chính đang chọn sau khi hỏi xác nhận. Nếu đơn vị hành chính cần xoá còn có các đơn vị cấp dưới yêu cầu phải xoá các đơn vị cấp dưới trước.

7. Hiệu chỉnh thông tin lịch sử :

Nội dung :

- Hiệu chỉnh hay thêm thông tin quá khứ của các đơn vị hành chính.

- Sử dụng để cập nhật các thay đổi trước năm 2004 (năm bắt đầu tạo lập dữ liệu hiện có).

Giao diện:

Qui tắc nhập liệu :

- Chọn đơn vị hành chính cần hiệu chỉnh thông tin quá khứ trên các ô danh sách, chỉ chọn được các đơn vị cấp dưới sau khi đã chọn đã chọn cấp trên kề trước.

- “Đọc thông tin” : Hiển thị các thay đổi theo thời điểm trong quá khứ của đơn vị hành chính đã chọn trên danh sách. Khi chọn trên danh sách thì các thông tin tương ứng thời điểm hiển thị.

- “Sửa” : Cho sửa các thông tin đang hiển thị, cấp Tỉnh/Thành phố và Quận/Huyện không cho hiệu chỉnh ô T.thị/N.thôn và Khu vực. Tình trạng: ‘Không còn sử dụng’.

- “Thêm” : Thêm một thay đổi trong quá khứ của đơn vị hành chính đang chọn.

- “Lưu” : Lưu các hiệu chỉnh vừa nhập.

- “Hủy” : Lấy lại các thông tin trước khi nhập hiệu chỉnh.

- “Xoá” : Xoá một thay đổi trong quá khứ đơn vị hành chính đang chọn trên danh sách sau khi hỏi xác nhận.

8. Cập nhật thông tin Địa bàn điều tra:

Nội dung :

- Thêm hay hiệu chỉnh thông tin Địa bàn điều tra Xã/Phường chọn.

Giao diện:

Qui tắc nhập liệu :

- Khi chọn Xã/Phường tương ứng Quận/Huyện,Tỉnh/Thành phố đã chọn, hiển thị danh sách các địa bàn điều tra thuộc xã phường.

- Khi chọn trên danh sách thì các thông tin địa bàn hiển thị.

- “Thêm” : Thêm một địa bàn của Xã/Phường đang chọn.

“Xoá” : Xoá một địa bàn chọn trên danh sách sau khi hỏi xác nhận.

9. Cập nhật thông tin nghị định:

Nội dung :

- Thêm hay hiệu chỉnh thông tin Địa nghị định.

Giao diện:

Qui tắc nhập liệu :

- Khi chọn trên danh sách thì các thông tin nghị định hiển thị.

- “Sửa” thay đổi thông tin nghị định đang chọn

- “Thêm” : Thêm một nghị định.

“Xoá” : Xoá một nghị định sau khi hỏi xác nhận.

10. Phân quyền sử dụng :

Nội dung :

- Thêm mới, xóa, sửa nội dung thông tin người sử dụng.

- Phân quyền, hiệu chỉnh quyền hạn, đổi mật khẩu cho người sử dụng đã cấp.

- Chỉ những người có quyền “Quản trị hệ thống “ mới vào được trang Phân quyền.

Giao diện:

· Chức năng “Thêm mới” : Thêm người sử dụng bằng cách nhấp chuột vào nút “Thêm mới”, hiển thị khung sau:

Để thêm người sử dụng mới cần nhập đầy đủ thông tin các thông tin : Tên người sử dụng, họ và tên, mật khẩu, nhập lại mật khẩu, hiệu lực (mặc định là có).

Qui định : Tên người sử dụng không phân biệt hoa thường và là duy nhất không được trùng, mật khẩu phân biệt hoa thường.

Phân quyền sử dụng bằng cách :

Chọn quyền trên “Danh sách quyền”, bấm vào nút để đưa quyền chọn sang danh sách “Quyền được chọn”.

Hủy quyền đã chọn bằng cách : chọn quyền cần hủy trên danh sách “Quyền được chọn” bấm vào nút để đưa quyền muốn hủy trở về “Danh sách quyền”.

- Chức năng “Lưu” : Thêm mới người sử dụng. Nếu không lưu được sẽ hiển thị thông báo lỗi.

- Chức năng “Đóng” : Không hiển thị khung “Thêm mới”.

· Chức năng “Sửa” : Chọn tên người sử dụng cần chỉnh sửa trên danh sách, nhấp chuột vào ô cột “Sửa”, nội dung thông tin về người sử dụng hiển thị trên khung “Cập nhật” như chức năng “Thêm mới”.

· Chức năng “Xóa” : Chọn tên người sử dụng muốn xóa trên danh sách, nhấp chuột vào ô cột “Xóa” , hiển thị thông báo xác nhận “Có xóa người sử dụng … không ? ”:

Tiếp tục xóa chọn “OK” , không xóa chọn “Cancel”.

11. Web Service :

Nội dung :

- Xuất dữ liệu danh mục Tỉnh thành, Quận huyện, Phường xã định dạng XML.

- Phần mềm bất kỳ có thể đọc định dạng XML và có thể tham chiếu Web Service đều có thể lấy nội dung dữ liệu các danh mục Tỉnh thành, Quận huyện, Phường xã theo hướng dẫn.